9 Dokumen Perniagaan Anda Perlu Tetap Selamanya

2023 Pengarang: Susan Creighton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-11-26 12:34

Dari kedua mereka mula membentuk perniagaan mereka, usahawan dibanjiri dengan reams dokumen penting. Daripada rancangan perniagaan dan unjuran kewangan untuk permit dan rekod cukai, senarai kertas penting seolah-olah berkembang setiap hari. Tumpuan pemasangan dapat menjadi sangat menguntungkan untuk mengurus dan meninggalkan banyak pemilik usaha yang berusaha mencari tahu mana yang dapat dibuang dan mana yang patut disimpan lebih lama. Berikut adalah 9 dokumen yang perlu anda simpan selama-lamanya..

Satu set dokumen yang penting untuk semua perniagaan untuk mudah diakses adalah permit yang membenarkan operasi, kata Ian Aronovich, pengasas bersama dan CEO GovernmentAuctions.org.

"Banyak perniagaan benar-benar bergantung kepada permit, dan mereka tidak boleh secara sah menjalankan aktiviti tertentu tanpa mereka, " kata Aronovich kepada BusinessNewsDaily. "Sebagai hasilnya, jika anda perniagaan yang menjalankan permit yang diberikan oleh kerajaan atau kerajaan tempatan, sebaiknya anda memakainya setiap masa."

Rekod cukai perniagaan adalah dokumen lain yang patut disimpan, kata Aronovich. "Rekod penting untuk menjejaki negeri dan kemajuan perniagaan anda, " kata Aronovich. "Dan, bilamana IRS [Perkhidmatan Hasil Dalam Negeri] ingin menjalankan sebarang pemeriksaan, anda lebih baik mempunyai semua rekod cukai anda untuk mengelakkan merumitkan perkara."

Senen Garcia, rakan pengurusan di SG Law Group yang berpangkalan di Florida, berkata beliau menasihatkan para pelanggannya untuk tidak pernah menjejaskan perjanjian pemegang saham mereka.

"Dokumen ini menyediakan banyak peruntukan penting mengenai penglibatan pemegang saham, seperti perlindungan bagi para pemegang saham dan tanggungjawab para pemegang saham, seperti hak penolakan pertama, tindakan untuk menerima pampasan untuk pembelian semula oleh syarikat atau bahkan perjanjian pembelian jual beli, " Garcia kata.

Garcia berkata undang-undang syarikat juga adalah dokumen kritikal untuk memastikan. "Dokumen ini adalah dokumen yang mentadbir bagi sebuah syarikat dan menyediakan prosedur untuk mengendalikan perkara penting, seperti pengundian anggota lembaga dan mesyuarat tahunan, " kata Garcia.

Sama ada untuk peralatan atau ruang pejabat, perjanjian sewa harus disimpan, kata Gary Naumann, pengarah Spirit of Enterprise Centre di WP Carey School of Business di Arizona State University.

"Bukan sahaja ini mempunyai kehidupan yang berguna di luar tarikh penamatan, mereka juga mungkin mengandungi istilah yang menggembirakan yang anda dapat berunding yang akan menolong anda dalam rundingan masa depan, " kata Naumann. "Dengan menghancurkan perniagaan yang selalu mengiringi urus niaga baru, sangat berguna untuk mempunyai syarat perjanjian yang sedia ada untuk digunakan untuk tujuan perbandingan."

Perniagaan yang ditubuhkan sebagai syarikat tidak boleh membuang masa papan rasmi, menasihatkan Christopher McCauley, seorang peguam Alabama dan presiden Whizkins. Beliau berkata minit memberikan gambaran yang sangat baik tentang sejarah keputusan lembaga itu.

"Maklumat ini relevan untuk tujuan ketekunan dalam menyediakan pembiayaan, pengauditan syarikat dan kemungkinan litigasi yang dibawa dari satu bentuk kerajaan atau pemegang saham, " kata McCauley. "Dokumen ini secara amnya tidak difailkan, jadi repositori negeri tidak akan mempunyai [salinan]."

Sebagai broker perniagaan yang mempermudah penjualan perniagaan sepanjang jalan melalui proses escrow, Deborah Meeker berkata dokumen-dokumen yang paling penting bagi pemilik perniagaan harus disimpan adalah mereka yang melibatkan pembentukan korporasi atau perkongsian mereka.

"Apabila sebuah syarikat sedang dijual, ia akan melalui proses escrow perniagaan, dan syarikat tajuk perlu mengesahkan individu yang mempunyai kuasa untuk menandatangani bagi pihak syarikat atau perkongsian untuk dijual, " kata Meeker, broker perniagaan dengan Murphy Perniagaan & Kewangan Corp. "Sekiranya tiada dokumen yang menunjukkan pihak-pihak yang diberi kuasa secara sah dengan semua tanda tangan dan satu pihak telah mati atau, selepas dibeli, ingin menyebabkan kesulitan, proses penjualan boleh menjadi agak panjang, sukar dan mahal, sebagai peguam perlu terlibat untuk mencuba dan menyusun segala-galanya."

Don Fornes, pengasas dan Ketua Pegawai Eksekutif Nasihat Perisian, percaya sijil stoknya adalah dokumen yang paling penting untuk ditahan sehingga dia meninggal dunia.

"Ini adalah bukti utama bahawa anda memiliki syarikat anda, atau syarikat yang anda telah melabur, " kata Fornes. "Memiliki ini boleh menyelesaikan sebarang pertikaian atas bukti pemilikan, dan mendapatkannya digantikan adalah proses yang agak sukar, terutama jika syarikat atau pemilik lain tidak berada di pihak anda."

Bagi perniagaan batu bata-dan-mortar, Nina Ries, ketua Ries Law Group di Santa Monica, Calif., Menekankan pentingnya menjaga hipotek dan dokumen pinjaman lain, surat-surat pembayaran yang mengesahkan kepuasan hutang-hutang tersebut dan perbuatan kepada mana-mana pemilik perniagaan harta tanah sendiri.